مفهومِ ۱۵ دقیقه!

در دورانِ دانشجویی، متوجه شدم که بسیاری از دانشجوها با مقولۀ «کنفرانس» یا همان «ارائه» دچار چالش هستند. آن‌ها وقتی می‌خواستند موضوعی را ارائه کنند، حجمِ زیادی از مطالب را یادداشت و حفظ می‌کردند و وقتی سر کلاس در تنگنای زمان، با اضطراب مقابلِ جمع قرار می‌گرفتند، متوجه می‌شدند که فرصتی برای ارائۀ این‌همه مطلب ندارند! از طرفی چون برای فراهم آوردن آن مطالب و اسلایدها کلی زحمت کشیده بودند، حیفشان می‌آمد آن را ارائه ندهند، بنابراین با سرعت و تیتروار، مطالبی پراکنده و نامفهوم می‌گفتند و مدام با تذکر استاد مبنی بر «اتمام وقت» روبرو می‌شدند.

مدیریتِ زمان در ارائه‌ها و سخنرانی‌ها اصلاً چیز پیچیده‌ای نیست و بعد از یکی دو تجربه معمولاً افراد متوجه می‌شود که مثلاً در یک ربع وقت چقدر مطلب را می‌توان بیان کرد. دیگر زحمتِ اضافه نمی‌کشند و معمولاً به دلیلِ آرامش و فرصتِ مناسب، ارائه‌های بهتری هم دارند. بعد از دوران دانشگاه و در عرصۀ کار و جامعه متوجه شدم این مشکلِ «مدیریتِ زمان» بسیار عمومی‌تر است! افراد واقعاً مفهوم و درکِ درستی مثلاً از «۵ دقیقه» ندارند! نه‌تنها افرادِ عادیِ جامعه که حتی بخش عظیمی از مسئولان دچارِ این اشتباه می‌شوند! مثلاً سقف یک جلسۀ اداری ۲ ساعت است و فقط ۵ دقیقه از آن باقی‌مانده، فردِ مسئول می‌گوید فلان موضوع را سریع عرض می‌کنم که وقت رعایت شود! اما مسئلۀ ساده را نمی‌فهمد: فلان موضوع حداقل یک جلسۀ یک‌ساعته وقت لازم دارد! به‌این‌ترتیب، زمانِ جلسه کش می‌یابد و هم موضوع هدر می‌رود هم مخاطبان خسته می‌شوند و …

اوضاع در مدیریت زمان بسیار حادتر از این حرف‌هاست! اکثرِ جلسات ما با نیم تا یک ساعت تأخیر آغاز می‌شوند و معمولاً سرِ وقت رسیدن، یک نوع «بی‌کلاسی» و غیرهنجار محسوب می‌شود! هیچ سخنرانی را نمی‌توانی پیدا کنی که سر زمان حرفش را جمع‌بندی کند! فهرست برنامه‌ها هیچ‌وقت رعایت نمی‌شود، چرا که درکِ درستی از زمان ندارند! مثلاً ۵ سخنرانی را در یک برنامۀ یک ساعت و نیمه برنامه‌ریزی می‌کنند و تازه زمانِ مجری و موسیقی را به‌حساب نمی‌آورند! تأخیرِ آغاز را هم حساب نمی‌کنند! این‌طور می‌شود که همۀ برنامه‌ها با عجله، با مخاطبانی خسته به پایان می‌رسد و هر بار باز کار خراب‌تر می‌شود!

از همۀ این‌ها بدتر، نتیجه‌ای است که امروز گرفتم: میزگردی را در نت تماشا می‌کردم که در آن ۴ نفر از مسئولان عالی‌رتبۀ سابق و اسبق در مورد موضوعی صحبت‌هایی ارائه می‌کردند. جالب آن‌که آن‌ها نیز به اندازۀ همان دانشجوی بی‌تجربه، حجمِ زیادی حرف را برای زمان‌های کوتاهشان آماده کرده بودند و مدام با تذکر مجریِ برنامه روبرو می‌شدند! گله هم می‌کردند که «من تازه شروع کرده‌ام …»!

به این فکر افتادم که یک وزیر یا نماینده یا مسئولی که نمی‌تواند زمانِ سادۀ سخنرانی را مدیریت کند، چطور یک دستگاه یا بخشِ بزرگ را قرار بوده مدیریت کند؟ ما خبر نداریم در وزارت‌خانه‌ها، نهادهای ملی یا مجلس چه جزئیاتی در جریان است، ولی به عنوانِ مشت نمونۀ خروار می‌توانیم ببینیم فلان مسئولی که ۴۰ سال سابقۀ فعالیت دارد، هنوز متوجه نیست که در مثلاً ۱۵ دقیقه سخنرانی، چه مطالبی را فرصت دارد بیان کند، آن‌وقت ما توقع داریم بتواند در آن سطحِ کلان برنامه‌ریزی، سیاست‌گذاری و مدیریت کرده باشد؟

فکر می‌کنم، پاسخِ آن پرسش، عاملِ بخش زیادی از بحران‌ها و مشکلاتِ ما را به‌خوبی بیان می‌کند.